GmbH laufende Kosten: Was Sie wirklich jeden Monat zahlen

Was kostet eine GmbH monatlich?

Eine GmbH verursacht laufende Kosten, die über die reine Steuerbelastung hinausgehen. Viele Gründer unterschätzen diese Fixkosten und erleben nach der Gründung unangenehme Überraschungen. Die realistische Spanne liegt bei €300 bis €800 pro Monat für eine Ein-Personen-GmbH ohne Angestellte — zuzüglich des Geschäftsführer-Gehalts.

In diesem Artikel schlüsseln wir jeden einzelnen Kostenblock auf, damit Sie vor der Gründung eine fundierte Entscheidung treffen können.

Steuerberater: Der größte laufende Kostenblock

Der Steuerberater ist für die meisten GmbHs der größte wiederkehrende Kostenfaktor. Anders als beim Einzelunternehmen ist die Buchführung einer GmbH zwingend doppelt zu führen (§238 HGB), und der Jahresabschluss muss nach den Vorschriften des HGB erstellt werden. In der Praxis bedeutet das: Ohne Steuerberater geht es kaum.

Typische Kosten nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV):

• •Laufende Buchführung: €150–€350/Monat, abhängig von der Anzahl der Buchungssätze
• •Lohnabrechnung (falls Mitarbeiter vorhanden): €15–€30 pro Mitarbeiter und Monat
• •Umsatzsteuer-Voranmeldung: Im Honorar meist enthalten
• •Jahresabschluss + Steuererklärungen: €1.500–€3.500 als Einmalbetrag (oft auf Monate umgelegt: €125–€290/Monat)

Für eine typische Ein-Personen-GmbH mit überschaubarem Geschäftsvolumen sollten Sie mit €200–€500 pro Monat rechnen. Größere GmbHs mit mehreren Mitarbeitern und komplexeren Strukturen zahlen €500–€1.200 pro Monat.

Praxis-Tipp: Vereinbaren Sie ein monatliches Pauschalhonorar mit Ihrem Steuerberater. Das gibt Planungssicherheit und vermeidet Überraschungen bei der Jahresabrechnung.

IHK-Beitrag: Pflichtmitgliedschaft

Jede GmbH ist kraft Gesetzes Pflichtmitglied in der zuständigen Industrie- und Handelskammer (§2 IHKG). Der IHK-Beitrag setzt sich aus einem Grundbeitrag und einer Umlage zusammen.

• •Grundbeitrag: €0–€200/Jahr für kleine GmbHs (variiert stark nach IHK-Bezirk)
• •Umlage: Prozentsatz des Gewerbeertrags (typisch 0,1%–0,4%)
• •Existenzgründer: In vielen Kammern in den ersten beiden Jahren beitragsfrei oder reduziert

Für eine kleine GmbH mit moderatem Gewinn beträgt der IHK-Beitrag in der Regel €150–€300 pro Jahr (ca. €13–€25/Monat). Bei höheren Gewinnen steigt die Umlage entsprechend.

Bundesanzeiger: Offenlegungspflicht

Jede GmbH muss ihren Jahresabschluss beim Bundesanzeiger offenlegen (§325 HGB). Die Frist beträgt 12 Monate nach Ende des Geschäftsjahres. Bei Verstoß drohen Ordnungsgelder ab €2.500.

• •Kosten für die Einreichung: ca. €50–€100 (für Kleinstkapitalgesellschaften nach §326 Abs. 2 HGB)
• •Größere GmbHs mit erweitertem Jahresabschluss: bis zu €250

Kleinstkapitalgesellschaften (Bilanzsumme bis €350.000, Umsatz bis €700.000, max. 10 Mitarbeiter) können eine vereinfachte Offenlegung wählen, die günstiger ist.

Handelsregister

Die Eintragung ins Handelsregister kostet bei der Gründung einmalig €150–€300. Laufende Kosten fallen nur bei Änderungen an (z.B. GF-Wechsel, Satzungsänderung). Diese betragen je Eintragung ca. €50–€150 plus eventuelle Notarkosten.

Im regulären Geschäftsbetrieb ohne Änderungen entstehen hier keine laufenden Kosten.

Geschäftsführer-Gehalt und Sozialversicherung

Das Geschäftsführer-Gehalt ist der mit Abstand größte Ausgabenposten — aber gleichzeitig eine Betriebsausgabe, die den steuerpflichtigen Gewinn der GmbH mindert.

Angemessenheit beachten: Das Finanzamt prüft, ob das GF-Gehalt der Qualifikation, Unternehmensgröße und Branche entspricht. Ein unangemessen hohes Gehalt wird als verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) behandelt (§8 Abs. 3 Satz 2 KStG). Typische Spanne für Ein-Personen-GmbHs: €3.000–€8.000 brutto/Monat.

Sozialversicherung für Gesellschafter-Geschäftsführer

Hier gelten besondere Regeln:

• •Beherrschender Gesellschafter-GF (>50% Anteile): In der Regel sozialversicherungsfrei (keine Beiträge zur gesetzlichen KV, RV, AV, PV). Sie müssen sich privat krankenversichern (PKV: €400–€900/Monat) und eigenständig für die Altersvorsorge sorgen.
• •Nicht beherrschender Gesellschafter-GF (≤50%): Grundsätzlich sozialversicherungspflichtig wie ein normaler Arbeitnehmer. Prüfung im Einzelfall durch die DRV (Statusfeststellungsverfahren nach §7a SGB IV).

Geschäftskonto

Ein separates Geschäftskonto ist für die GmbH als eigenständige juristische Person zwingend erforderlich. Bereits zur Gründung benötigen Sie ein Konto, auf das das Stammkapital eingezahlt wird. Die Kosten variieren stark je nach Anbieter und Leistungsumfang:

• •Klassische Geschäftsbanken: €10–€30/Monat Grundgebühr, zzgl. Buchungsposten (€0,10–€0,50 pro Buchung)
• •Online-Banken (Fyrst, Qonto, Kontist): €0–€15/Monat, oft mit kostenloser Basisfunktion
• •Volksbanken/Sparkassen: €5–€25/Monat, dafür mit persönlichem Ansprechpartner und Kreditangeboten

Praxis-Tipp: Achten Sie bei der Kontowahl auf die Anzahl der inkludierten Buchungen, DATEV-Schnittstelle für den Steuerberater und die Möglichkeit von Unterkonten für die Rücklagenbildung (z.B. für Steuerzahlungen).

Weitere laufende Kosten im Überblick

Neben den Hauptkostenblöcken fallen je nach Geschäftsmodell weitere regelmäßige Ausgaben an:

• •D&O-Versicherung (Directors & Officers): Schützt den Geschäftsführer vor persönlicher Haftung, ca. €200–€800/Jahr
• •Betriebshaftpflichtversicherung: Je nach Branche €200–€2.000/Jahr
• •Buchhaltungssoftware (DATEV Unternehmen online, lexoffice, sevDesk): €20–€60/Monat
• •Transparenzregister: Seit 2022 meldepflichtig, Jahresgebühr ca. €20–€25

Gesamtübersicht: Monatliche Kosten

Wichtig: Diese Tabelle zeigt die administrativen Fixkosten. Betriebliche Kosten (Miete, Material, Marketing) kommen je nach Geschäftsmodell hinzu.

Fazit: GmbH-Kosten sind planbar

Die laufenden Kosten einer GmbH sind höher als bei einem Einzelunternehmen, aber sie sind gut planbar. Der größte Posten ist der Steuerberater, gefolgt vom Geschäftskonto und dem IHK-Beitrag. Ab einem Jahresgewinn von ca. €60.000–€80.000 überwiegen die steuerlichen Vorteile der GmbH in der Regel die Mehrkosten — vorausgesetzt, Sie optimieren die Aufteilung zwischen Geschäftsführer-Gehalt und Gewinnthesaurierung.

Berechnen Sie Ihre individuelle GmbH-Steuerbelastung mit unserem kostenlosen Rechner und finden Sie heraus, ob sich die GmbH für Sie lohnt.