GmbH gründen: Die vollständige Checkliste für 2026

GmbH-Gründung Schritt für Schritt

Die Gründung einer GmbH ist ein formaler Prozess mit klar definierten Schritten. Dieser Leitfaden führt Sie durch jeden einzelnen Schritt, erklärt die Kosten und zeigt typische Fallstricke. Am Ende finden Sie eine vollständige Checkliste zum Abhaken.

Vorab-Entscheidung: GmbH oder UG (haftungsbeschränkt)?

Bevor Sie gründen, müssen Sie sich zwischen GmbH und UG entscheiden. Beide sind Kapitalgesellschaften mit identischer Besteuerung, unterscheiden sich aber in wichtigen Punkten:

Praxis-Tipp: Die UG ist sinnvoll, wenn Ihnen das Stammkapital fehlt und Sie schnell starten möchten. Bedenken Sie aber: Die Ansparpflicht (25% des Jahresgewinns) schränkt Ihre Ausschüttungsmöglichkeiten ein. Zudem kann die Bezeichnung "UG (haftungsbeschränkt)" bei Geschäftspartnern und Banken ein Nachteil sein. Wenn Sie das Kapital aufbringen können, gründen Sie direkt eine GmbH.

Schritt 1: Gesellschaftsvertrag (Satzung) erstellen

Der Gesellschaftsvertrag ist das Grundgesetz Ihrer GmbH. Er regelt alle wesentlichen Punkte der Gesellschaft.

Pflichtbestandteile (§3 GmbHG)

1. 1.Firma (Name) — Muss den Zusatz "GmbH" oder "Gesellschaft mit beschränkter Haftung" enthalten
2. 2.Sitz — Die Gemeinde, in der die GmbH ihren Sitz hat
3. 3.Gegenstand des Unternehmens — Was macht die GmbH? (Möglichst weit fassen!)
4. 4.Stammkapital — Mindestens €25.000
5. 5.Geschäftsanteile — Nennbetrag jedes Anteils (mind. €1)

Musterprotokoll vs. individueller Gesellschaftsvertrag

Musterprotokoll (§2 Abs. 1a GmbHG):

• •Vereinfachte Gründung für maximal 3 Gesellschafter und einen Geschäftsführer
• •Günstiger (Notarkosten ca. €300–€500)
• •Enthält nur das absolute Minimum
• •Nachteile: Keine individuellen Regelungen möglich, kein Beirat, keine besonderen Stimmrechtsregelungen

Individueller Gesellschaftsvertrag:

• •Maximale Flexibilität
• •Teurer (Anwaltskosten €500–€2.000 + höhere Notarkosten)
• •Empfohlen bei: mehreren Gesellschaftern, Holding-Strukturen, besonderen Regelungsbedürfnissen

Empfohlene Zusatzregelungen

Auch wenn nicht vorgeschrieben, sollten folgende Punkte geregelt werden:

• •Einziehung von Geschäftsanteilen — Was passiert, wenn ein Gesellschafter ausscheidet?
• •Vorkaufsrecht — Haben andere Gesellschafter ein Vorkaufsrecht?
• •Abfindungsregelung — Wie wird der Abfindungswert berechnet? (Buchwert, Ertragswert, Marktwert?)
• •Wettbewerbsverbot — Dürfen Gesellschafter in Konkurrenz treten?
• •Nachfolgeregelung — Was passiert im Todesfall?
• •Beschlussfähigkeit und Mehrheiten — Welche Mehrheiten sind für welche Beschlüsse erforderlich?
• •Geschäftsführer-Bestellung und -Abberufung — Regeln für Bestellung und Entlassung

Praxis-Tipp: Investieren Sie in einen individuellen Gesellschaftsvertrag, wenn Sie mit Partnern gründen. Die €1.000–€2.000 Mehrkosten sind gut investiert — Streitigkeiten zwischen Gesellschaftern ohne klare Regelungen können die GmbH ruinieren.

Schritt 2: Notarielle Beurkundung

Der Gesellschaftsvertrag muss notariell beurkundet werden (§2 Abs. 1 GmbHG). Dies ist keine optionale Empfehlung, sondern zwingendes Recht.

Ablauf beim Notar

1. 1.Termin vereinbaren (Vorlaufzeit: 1–3 Wochen)
2. 2.Entwurf des Gesellschaftsvertrags vorab an den Notar senden
3. 3.Notar prüft den Vertrag und erstellt die Beurkundung
4. 4.Alle Gesellschafter erscheinen persönlich oder mit notarieller Vollmacht
5. 5.Notar verliest den Vertrag, alle unterschreiben
6. 6.Notar meldet die GmbH beim Handelsregister an

Kosten (nach GNotKG)

Die Notarkosten richten sich nach dem Geschäftswert (= Stammkapital):

Stammkapital	Notarkosten (Beurkundung + HR-Anmeldung)
€25.000	ca. €600 – €900
€50.000	ca. €800 – €1.200
€100.000	ca. €1.000 – €1.500
€25.000 (Musterprotokoll)	ca. €300 – €500

Praxis-Tipp: Die Notarkosten sind gesetzlich festgelegt (GNotKG) — es lohnt sich nicht, mehrere Notare zu vergleichen. Wählen Sie einen Notar mit Erfahrung in Gesellschaftsrecht und ggf. in der Nähe Ihres geplanten GmbH-Sitzes.

Schritt 3: Geschäftskonto eröffnen und Stammkapital einzahlen

Kontoeröffnung

Noch bevor die GmbH im Handelsregister eingetragen ist, benötigen Sie ein Geschäftskonto. Banken eröffnen Konten für "GmbH in Gründung (i.Gr.)".

Benötigte Unterlagen:

• •Beglaubigte Kopie des Gesellschaftsvertrags
• •Personalausweise aller Gesellschafter
• •Handelsregister-Anmeldung (vom Notar)
• •Ggf. Transparenzregister-Meldung

Typische Kontogebühren:

Bank	Monatliche Gebühr	Besonderheiten
Sparkasse/VR-Bank	€10 – €30	Filiale vor Ort, persönliche Beratung
Deutsche Bank	€15 – €25	Konzernbank, international
N26 Business	€0 – €17	Online-only, schnelle Eröffnung
Qonto	€9 – €29	Spezialisiert auf Geschäftskunden
Fyrst (DKB)	€0 – €10	Günstig, aber limitierte Features

Stammkapital einzahlen

• •Bei Bargründung: Mindestens 50% des Stammkapitals (= €12.500 bei €25.000 Stammkapital) müssen vor der Handelsregister-Anmeldung eingezahlt werden (§7 Abs. 2 GmbHG)
• •Der Restbetrag kann später eingefordert werden
• •Nachweis: Kontoauszug, der die Einzahlung bestätigt (wird dem Handelsregister vorgelegt)

Sachgründung (§5 Abs. 4 GmbHG)

Statt Bargeld können auch Sachwerte als Stammkapital eingebracht werden:

• •Immobilien, Maschinen, Fahrzeuge, Patente, Forderungen
• •Nicht möglich bei UG (nur Bareinlage)
• •Es muss ein Sachgründungsbericht erstellt werden
• •Die Sachwerte müssen den Nennbetrag der Geschäftsanteile erreichen oder übersteigen
• •Das Registergericht prüft die Bewertung (Differenzhaftung bei Überbewertung!)

Praxis-Tipp: Die Sachgründung ist aufwändiger und teurer als die Bargründung. Sie lohnt sich vor allem, wenn Sie ein bestehendes Unternehmen einbringen (z.B. Einzelunternehmen → GmbH). In diesem Fall kann die Einbringung nach §20 UmwStG steuerneutral erfolgen.

Schritt 4: Handelsregister-Anmeldung

Die Anmeldung erfolgt durch den Notar beim zuständigen Amtsgericht (Registergericht).

Beizufügende Unterlagen

1. 1.Gesellschaftsvertrag (notariell beurkundet)
2. 2.Liste der Gesellschafter (§40 GmbHG)
3. 3.Legitimation der Geschäftsführer
4. 4.Versicherung der Geschäftsführer (§8 Abs. 3 GmbHG) — keine Bestellungshindernisse
5. 5.Nachweis der Stammkapitaleinzahlung (Bankbeleg)
6. 6.Bei Sachgründung: Sachgründungsbericht + Wertgutachten
7. 7.Genehmigungen (falls branchenspezifisch erforderlich)

Kosten und Dauer

• •Registergericht: ca. €150 – €300
• •Bekanntmachung: ca. €50 – €150
• •Dauer: 1 – 6 Wochen (stark abhängig vom Gericht)
• •Schnellste Gerichte: Teilweise unter einer Woche (z.B. AG München)
• •Langsamste Gerichte: Bis zu 6 Wochen (ländliche Gebiete)

Die GmbH i.Gr. (in Gründung)

Zwischen Beurkundung und Handelsregister-Eintragung existiert die "GmbH in Gründung" (GmbH i.Gr.). Sie kann bereits Geschäfte tätigen, aber:

• •Die Gesellschafter haften persönlich und unbeschränkt für Verbindlichkeiten der GmbH i.Gr.
• •Erst mit der Eintragung entsteht die volle Haftungsbeschränkung
• •Handeln Sie in dieser Phase vorsichtig — keine riskanten Geschäfte!

Praxis-Tipp: Um die Gründungsphase zu verkürzen, können Sie beim Notar eine "Sofort-GmbH" (Vorratsgesellschaft) kaufen. Das ist eine bereits eingetragene GmbH ohne Geschäftstätigkeit, die Sie für ca. €3.000–€5.000 erwerben und dann umfirmieren. Die Haftungsbeschränkung gilt sofort.

Schritt 5: Gewerbeanmeldung

Wo und wie?

• •Beim Gewerbeamt (Ordnungsamt) der Gemeinde, in der der GmbH-Sitz liegt
• •Online möglich in vielen Städten (z.B. über das Einheitliche Ansprechpartner-Portal)
• •Kosten: €20 – €60

Benötigte Unterlagen

• •Handelsregister-Auszug (oder Anmeldenachweis)
• •Personalausweis des Geschäftsführers
• •Gesellschaftsvertrag
• •Ggf. branchenspezifische Genehmigungen (Gaststättenerlaubnis, Handwerksrolleneintrag etc.)

Automatische Weiterleitungen

Nach der Gewerbeanmeldung werden automatisch informiert:

• •Finanzamt
• •IHK (Industrie- und Handelskammer)
• •Berufsgenossenschaft
• •Statistisches Landesamt

Schritt 6: Steuerliche Erfassung

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

Seit 2021 muss der Fragebogen elektronisch über ELSTER (elster.de) eingereicht werden. Papierformulare werden nicht mehr akzeptiert.

Wichtige Angaben im Fragebogen:

• •Angaben zur GmbH (Name, Sitz, Geschäftsführer)
• •Geschäftstätigkeit und voraussichtliche Umsätze/Gewinne
• •Gewünschter Veranlagungszeitraum
• •Umsatzsteuer: Regelbesteuerung oder Kleinunternehmerregelung (§19 UStG)?
• •Bankverbindung für Steuererstattungen

Steuernummer und USt-ID

ID	Wozu?	Dauer
Steuernummer	Für alle Steuererklärungen und Korrespondenz mit dem Finanzamt	2 – 6 Wochen
USt-ID (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer)	Für innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen (EU-Geschäfte)	2 – 4 Wochen (beim BZSt beantragen)

Praxis-Tipp: Die Steuernummer kann mehrere Wochen dauern. In der Zwischenzeit können Sie mit der vorläufigen Steuernummer (vom Fragebogen) arbeiten. Die USt-ID beantragen Sie separat beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) — nicht beim Finanzamt.

Vorauszahlungen

Das Finanzamt setzt basierend auf Ihren Angaben Vorauszahlungen fest:

• •Körperschaftsteuer: Quartalsweise
• •Gewerbesteuer: Quartalsweise
• •Umsatzsteuer: Monatlich oder quartalsweise (je nach Vorjahressteuer)

Schritt 7: Laufende Pflichten nach der Gründung

Herzlichen Glückwunsch — Ihre GmbH ist gegründet. Jetzt beginnt der laufende Betrieb mit zahlreichen Pflichten:

Buchführung und Jahresabschluss

• •Doppelte Buchführung (§238 HGB) — Pflicht ab dem ersten Tag
• •Jahresabschluss (Bilanz + GuV) — Muss innerhalb von 3 Monaten nach Geschäftsjahresende aufgestellt werden (bei kleinen GmbHs: 6 Monate)
• •Feststellung — Der Jahresabschluss muss durch Gesellschafterbeschluss festgestellt werden (§46 Nr. 1 GmbHG)
• •Offenlegung im Bundesanzeiger — Je nach Größenklasse (§267 HGB):

Größenklasse	Kriterien (2 von 3)	Offenlegungsumfang
Kleinstkapitalgesellschaft	Umsatz ≤ €900K, Bilanzsumme ≤ €450K, ≤ 10 MA	Verkürzte Bilanz, keine GuV
Kleine GmbH	Umsatz ≤ €15,2 Mio, Bilanzsumme ≤ €7,5 Mio, ≤ 50 MA	Verkürzte Bilanz + Anhang
Mittlere GmbH	Umsatz ≤ €48,4 Mio, Bilanzsumme ≤ €24,2 Mio, ≤ 250 MA	Vollständig, prüfungspflichtig
Große GmbH	Überschreitet mittlere Grenzen	Vollständig + Lagebericht

Praxis-Tipp: Die meisten Neugründungen sind Kleinstkapitalgesellschaften. Sie müssen nur eine verkürzte Bilanz offenlegen — keine GuV, kein Anhang. Trotzdem: Die Offenlegungspflicht wird häufig vergessen. Bei Verstoß droht ein Ordnungsgeld ab €2.500.

IHK-Mitgliedschaft

Jede GmbH ist Pflichtmitglied der IHK (Industrie- und Handelskammer). Die Beiträge richten sich nach Gewinn und Umsatz:

Ertragsgrundlage	Typischer IHK-Beitrag
< €25.000	€0 – €150 (oft befreit im Gründungsjahr)
€25.000 – €100.000	€150 – €500
€100.000 – €500.000	€500 – €2.000
> €500.000	€2.000 – €10.000+

Transparenzregister

Seit 2017 müssen alle GmbHs ihre wirtschaftlich Berechtigten (Gesellschafter mit > 25% Anteilen) im Transparenzregister melden. Seit 2022 erfolgt dies nicht mehr automatisch über das Handelsregister — Sie müssen aktiv melden (transparenzregister.de). Verstoß: Bußgeld bis €150.000.

Weitere laufende Pflichten

• •Lohnsteuer-Anmeldung — Monatlich oder quartalsweise für GF-Gehalt
• •Umsatzsteuer-Voranmeldung — Monatlich oder quartalsweise
• •Körperschaftsteuer-Vorauszahlung — Quartalsweise
• •Gewerbesteuer-Vorauszahlung — Quartalsweise
• •Gesellschafterversammlung — Mindestens einmal jährlich
• •Aufbewahrungspflichten — Buchungsbelege 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre

Der vollständige Zeitplan

Woche	Aktion	Kosten
1	Geschäftsplan finalisieren, Gesellschaftsvertrag entwerfen	€0 – €2.000 (Anwalt)
2	Notartermin, Beurkundung	€500 – €1.500
2	Geschäftskonto eröffnen, Stammkapital einzahlen	€25.000 (Stammkapital)
2–3	Notar meldet beim Handelsregister an	€300 – €500
3–6	Warten auf Handelsregister-Eintragung	—
3–4	Gewerbeanmeldung	€20 – €60
3–4	Fragebogen steuerliche Erfassung (ELSTER)	€0
4–8	Steuernummer erhalten	—
4–8	USt-ID beantragen (BZSt)	€0
5–8	Transparenzregister-Meldung	€0

Gesamtdauer: 4 – 8 Wochen (bei optimaler Vorbereitung und schnellem Registergericht auch in 2–3 Wochen möglich)

Gesamtkosten-Übersicht

Einmalige Gründungskosten

Position	Minimum	Maximum
Gesellschaftsvertrag (Anwalt)	€0 (Musterprotokoll)	€2.000
Notar (Beurkundung + HR)	€500	€1.500
Handelsregister	€150	€300
Bekanntmachung	€50	€150
Gewerbeanmeldung	€20	€60
Geschäftskonto (Einrichtung)	€0	€100
Summe (ohne Stammkapital)	€720	€4.110
Stammkapital (mind. 50% bei Gründung)	€12.500	€25.000+

Laufende jährliche Kosten

Position	Minimum	Maximum
Steuerberater	€2.400	€7.200
Geschäftskonto	€60	€360
IHK-Beitrag	€0	€2.000
Bundesanzeiger (Offenlegung)	€0	€200
Versicherungen (D&O, Haftpflicht)	€300	€2.000
Summe	€2.760	€11.760

Die 10 häufigsten Gründungsfehler

1. 1.Unternehmensgegenstand zu eng gefasst — Wenn Sie später die Tätigkeit erweitern wollen, brauchen Sie eine Satzungsänderung (Notar + Handelsregister). Formulieren Sie weit: "Erbringung von Dienstleistungen aller Art, insbesondere..."
2. 2.Stammkapital zu knapp — Die €25.000 gehören der GmbH, nicht Ihnen. Sie dürfen das Geld für Geschäftszwecke verwenden, aber nicht einfach zurückholen. Planen Sie genug Liquidität ein.
3. 3.Kein GF-Anstellungsvertrag — Selbst bei einer Ein-Personen-GmbH sollte ein schriftlicher Anstellungsvertrag existieren (Gehalt, Urlaubsanspruch, Tantieme, Dienstwagen).
4. 4.Geschäfte vor HR-Eintragung — In der Phase "i.Gr." haften Sie persönlich. Vermeiden Sie große Verpflichtungen.
5. 5.Transparenzregister vergessen — Die Meldepflicht wird oft übersehen. Bußgelder sind empfindlich.
6. 6.Offenlegung vergessen — Der Jahresabschluss muss spätestens 12 Monate nach Geschäftsjahresende beim Bundesanzeiger eingereicht werden. Ordnungsgeld: ab €2.500.
7. 7.Steuerliche Erfassung zu spät — Ohne Steuernummer können Sie keine korrekten Rechnungen schreiben. Melden Sie sich sofort nach der Gründung bei ELSTER an.
8. 8.Gemischte Konten — Privates und geschäftliches Konto strikt trennen. Vermischung führt zu Problemen mit dem Finanzamt und gefährdet die Haftungsbeschränkung.
9. 9.Kein Steuerberater — Die GmbH-Buchhaltung ist komplex. Fehler können zur persönlichen Haftung des GF führen. Ein guter Steuerberater kostet €200–€600/Monat, spart aber ein Vielfaches.
10. 10.Exit-Strategie nicht bedacht — Denken Sie von Anfang an darüber nach, wie Sie die GmbH-Anteile im Notfall verkaufen oder vererben können. Eine Holding-Struktur von Anfang an einzuplanen, kann langfristig Hunderttausende Euro sparen.

FAQ

Wie lange dauert die Gründung einer GmbH insgesamt?

Bei optimaler Vorbereitung und einem schnellen Registergericht ist eine Gründung in 2–3 Wochen möglich. Im Durchschnitt dauert es 4–8 Wochen. Die größten Verzögerungen entstehen beim Handelsregister (1–6 Wochen) und bei der steuerlichen Erfassung (2–6 Wochen).

Kann ich die GmbH alleine gründen?

Ja, eine Ein-Personen-GmbH ist möglich und sehr verbreitet. Sie sind dann alleiniger Gesellschafter und Geschäftsführer. Bei der Bargründung müssen Sie allerdings das gesamte Stammkapital (nicht nur 50%) einzahlen (§7 Abs. 2 Satz 3 GmbHG).

Kann ich eine GmbH online gründen?

Seit August 2022 ist die Online-Gründung in Deutschland möglich (§2 Abs. 3 GmbHG, umgesetzt durch DiRUG). Die notarielle Beurkundung erfolgt per Videokommunikation. Voraussetzung: Bargründung mit dem Musterprotokoll. Individuelle Satzungen und Sachgründungen sind online nicht möglich.

Was kostet ein Steuerberater für eine GmbH?

Die Kosten richten sich nach der StBVV (Steuerberatervergütungsverordnung) und hängen vom Umfang ab. Für eine typische Ein-Personen-GmbH mit überschaubarem Geschäftsbetrieb: €200–€500/Monat für laufende Buchführung, Lohn und Jahresabschluss. Größere GmbHs: €500–€1.500/Monat.

Brauche ich einen Anwalt für die Gründung?

Nicht zwingend. Bei einer Ein-Personen-GmbH mit Musterprotokoll reicht der Notar aus. Bei mehreren Gesellschaftern ist ein Anwalt für den Gesellschaftsvertrag dringend empfohlen — die Investition zahlt sich im Streitfall hundertfach aus.

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